los servicios de Conservación Digital ofrecidos por Maggioli se encuentran entre Gestión Documental y permiten organizar y valorar el patrimonio informativo de las Administraciones Públicas, de Entidades Culturales y Archivísticas, de Profesionales y Empresas de cualquier tamaño.
Realizamos servicios integrados y verticales para un Externalización completa de los procesos documentales, usando las más evolucionaron las tecnologías web, de conformidad con las especificaciones técnicas de la normativa.
El servicio de Conservación Digital se basa en un conjunto de reglas técnicas y normativas que permiten congelar y mantener en el tiempo el estado, el valor y la validez de los documentos electrónicos transmitidos, garantizando el cumplimiento de las obligaciones legales y el valor fiscal o probatorio de los mismos.
En 2015, Maggioli obtuvo de la Agencia para la Italia Digital AGID la acreditación para realizar el servicio Di Conservazione Digitale dei documenti informatici della Pubblica Amministrazione, in accordo con la normativa vigente e ai massimi livelli di qualità e sicurezza. A seguito di tale riconoscimento è stata iscritta nell’elenco online dei conservatori attivi, tenuto da AgID.
Desde 2018 Maggioli forma parte de las Asociados de Assintel Acreditados, Asociación Nacional de Empresas TIC.
DOCUMENTOS A LOS QUE SE APLICA
La conservación de los documentos electrónicos es aplicable a cada archivo o documento electrónico (firmado o no) y, con el fin de garantizar la integridad y coherencia de la información que se buscará posteriormente, ofrece la posibilidad de adjuntar documentos adicionales, anotaciones, firmas y metadatos:
- Registros y Libros (Libro diario, Libro único de registro, registros de protocolo, registros contables)
- Documentos Fiscales (Facturas electrónicas, notificaciones SDI, resúmenes, órdenes de compra)
- Declaraciones y Actos (Deliberaciones, Resoluciones, Actas)
- Prácticas y Expedientes (SUAP, SUE)
- Comunicaciones (PEC, correo electrónico, circulares, avisos)
- Documentación genérica (registrada o no)
- Titulares interinos de clasificación, adoptando el plan de clasificación del cliente (Resoluciones, Decretos, Órdenes, Facturas Electrónicas, Contratos)
Activando un proceso de Conservación Digital, los archivos (que por ley deben ser confeccionados y mantenidos durante años) pueden crearse utilizando los documentos informáticos producidos por el sistema de gestión, o bien recibidos de las contrapartes, sin necesidad de imprimirlos y organizarlos en un archivo físico y con la posibilidad de integrarlos con documentos de origen en papel (albaranes, correspondencia, recibos).
La solución permite una integración nativa con K-POSTING y con todos los software de gestión Maggioli y proporciona modos de acceso versátiles y adecuados para la alimentación tanto manual como automática, incluso desde otros productos de gestión o conservación.
Al elegir un proceso de Conservación Digital integrado se obtienen varios beneficios que permiten una mejor organización de los flujos documentales y de los archivos, garantizando una mayor eficiencia y ahorro económico.
LAS PRINCIPALES VENTAJAS
- Velocidad y Seguridad
- Reducción de costos
- Respeto por el medio ambiente
- Cumplimiento de las obligaciones legales
- Certeza de integridad de los archivos
- Asesoría legal y fiscal
- Garantía de continuidad operativa
¿Cómo funciona la preservación digital?
Il servizio genera un conjunto de archivos virtualesReservado para cada cliente, para los cuales se establecen los modos de entrega de los documentos (carga), las frecuencias de cierre de los lotes de preservación (firma y marca de tiempo), los tipos de documentos a tratar.
Todos los archivos se supervisan y actualizan constantemente de acuerdo con la normativa vigente. y todas las actividades relacionadas con ellos se registran en registros específicos para cada cliente, que también se conservan.
Contáctenos para más información al 0932 667555 o en commerciale@sikuel.it
